Quins processos d'una empresa es poden automatitzar?
Es poden automatitzar els processos repetitius, amb regles clares i dades digitals: introduir comandes i factures, traspassar dades entre ERP, CRM i botiga en línia, enviar recordatoris, generar informes, classificar documents o donar d'alta clients i proveïdors. El millor candidat és el que es repeteix molt, consumeix hores i genera errors quan es fa a mà. Els processos amb moltes excepcions o decisions de criteri s'han de simplificar abans d'automatitzar-los.
Per a qui és rellevant
Rellevant per a empreses on l'equip administratiu dedica moltes hores a tasques repetitives o on hi ha errors per dades duplicades.
Exemples per àrea
| Àrea | Processos habituals |
|---|---|
| Administració | Lectura de factures de proveïdors, conciliació, recordatoris de cobrament, enviament de factures. |
| Comercial | Alta de contactes del web al CRM, seguiment de pressupostos, informes de vendes. |
| Operacions | Traspàs de comandes de la botiga en línia a l'ERP, avisos d'estoc, ordres de treball. |
| Persones | Altes i baixes, documentació, calendaris i vacances. |
| Direcció | Quadres de comandament que s'actualitzen sols. |
Com triar per on començar
| Criteri | Pregunta |
|---|---|
| Freqüència | Quantes vegades es fa a la setmana? |
| Temps | Quantes hores consumeix en total? |
| Errors | Quins problemes causen els errors manuals? |
| Regles | Es pot descriure el procés pas a pas sense «depèn»? |
| Dades | Les dades ja són digitals i accessibles? |
Passos
- Llistar les tasques repetitives amb qui les fa i quant de temps hi dedica.
- Simplificar el procés abans d'automatitzar-lo.
- Començar per un procés acotat i mesurar les hores estalviades.
- Documentar l'automatització i preveure qui la manté.
Criteri Esolvo
Recomanem mesurar el temps que es dedica avui a cada tasca abans d'automatitzar: és la dada que justifica la inversió i la que permet comprovar després si ha funcionat.